PowerPoint

PowerPoint von Microsoft kann man bereits als Synonym betrachten für die meisten Präsentations-Programme, die aktuell verfügbar sind. Die Unterschiede sind minimal und der Aufbau jeweils sehr ähnlich.

Bei dem effizienten Arbeiten mit einer Präsentations-Software hat sich die Aufteilung der Arbeit in bestimmte Schritte bewährt, die nachfolgend kurz dargestellt werden sollen.

Trennung von Inhalt und Design

Schreiben Sie den Inhalt Ihrer Präsentation zunächst nicht im Präsentationsprogramm. Die Folienaufteilung wird sich am Anfang noch so oft ändern, dass Sie schnell den Überblick verlieren könnten. Der Aufwand des Kopierens von Folie zu Folie ist unnötig zu hoch. Nutzen Sie stattdessen ein Schreibprogramm wie Word in der Gliederungsansicht. Der Vorteil an der Gliederungsansicht ist, dass Sie sich schon zu Beginn Ihrer Arbeit Klarheit über die inhaltlichen Ebenen Ihrer Präsentation verschaffen. So können Sie sich beispielsweise jede Ebene einzeln anzeigen lassen, auf der z.B. die Folien-Titel Ihrer späteren Präsentation zu sehen sind (Ebene 1 = Überschriften, Ebene 2 = Unterüberschriften, etc.). Auf diese Weise wird es Ihnen leichter fallen, Ihrem Vortrag eine Struktur zu geben. In der verlinkten Dokumentstruktur können Sie sich dann von Ebene zu Ebene durchklicken und Ihren Inhalt Stück für Stück generieren. Fassen Sie sich kurz. Ein langer Prosa-Text gehört nicht in eine Präsentation. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die wesentlichen Aussagen und Schlagworte. Eine Präsentation begleitet Ihren Vortrag und nicht Sie begleiten eine Präsentation, indem Sie vorlesen. Auf eine Folie gehören maximal 7 Bullet-Points mit maximal zwei Zeilen und maximal drei hierarchische Ebenen. Weniger ist mehr.

Organisation von Bildern, Videos und Dokumenten

Oft werden Sie Bilder oder andere Dokumente und Daten in Ihre Präsentation einarbeiten wollen. Beginnen Sie frühzeitig mit der Organisation dieser Daten, d.h. legen Sie extra Ordner an für Bilder, Videos und Zahlen-Tabellen. Nummerieren oder benennen Sie Ihre Dateien nach einem einheitlichen System, damit Sie verschiedene Versionen (zB. bearbeitete Bilder im Vergleich zur Ursprungsversion, aktualisierte Zahlen, etc.) leicht unterscheiden können und nicht mehr verwechseln. In Ihr Word-Dokument tragen Sie anschließend an der richtigen Stelle jeweils nur noch den Namen der Datei oder des Bildes ein und führen für die Bilder eine eigene Ebene ein, wählen Sie zB. Ebene 10, damit auf dieser Ebene tatsächlich immer nur Dokumente und Bilder zu finden sind.

Folien-Design und Layout im Master bestimmen

Erst jetzt richten Sie Ihre Aufmerksamkeit auf das Präsentationsprogramm. Wählen Sie ein Design, das unverkennbar Ihren Stil zum Ausdruck bringt und bestimmen Sie ein Layout, das gut zu Ihrem Inhalt passt. Geben Sie sich ein Farbthema und entscheiden Sie sich für eine Schriftart und -größe.

Erstellung der Präsentation

Sobald Ihre Vorlage für Design und Layout steht, können Sie die Inhalte aus Ihrer Gliederung auf die Folien übertragen. Machen Sie sich zuerst bewußt, wieviele Folien Sie benötigen. Gehen Sie in die Folienübersicht und erzeugen Sie die benötigte Anzahl der Folien per copy/paste. Zudem werden Sie eine Titelfolie brauchen. Achten Sie darauf, welche Folie nur Text haben wird, welche Folie Text und Bild kombinieren wird und welche Folie nur ein Bild anzeigen wird. Entsprechend werden Sie für diese Folien gleich das richtige Layout zuweisen. Wenn Sie soweit sind, können Sie Ihre Inhalte aus der Gliederung in den geschaffenen Rahmen einfügen. Nutzen Sie dazu die Funktion "Inhalte einfügen - unformatierten Text". Auf diese Weise wird die festgelegte Schriftart und -größe nicht durch das Einfügen von Inhalten verändert. Vermeiden Sie Schreibfehler und überlassen Sie am besten einer anderen Person die Korrekturarbeit.

Der letzte Schliff

Wechseln Sie in den Präsentationsmodus und gehen Sie Ihren Vortrag live als Generalprobe durch und zwar mehrmals. Legen Sie sich entweder im Präsentationsprogramm oder in Form von Karteikarten Schritt für Schritt Ihre ganz persönlichen Redner-Notizen an, damit Sie gut und umfassend durch das Thema führen werden.